La dématérialisation de documents est un dispositif permettant d’abandonner entièrement l’utilisation du papier dans les processus de traitement de documents de l’entreprise au profit du format numérique. Si le recours à une telle solution promet de nombreux avantages pour les entreprises, on recense encore quelques freins à son application. Avant de se lancer, voici ce qu’il faut en retenir.
Plan de l'article
Pourquoi opter pour la dématérialisation de documents ?
Il n’est pas toujours facile pour l’entreprise d’archiver correctement et efficacement tous ses documents papier. La dématérialisation vient changer la donne, car elle permet d’améliorer la base de données de l’entreprise par le biais de la numérisation des documents. La dématérialisation des documents est d’ailleurs encouragée par l’État, car elle offre une nouvelle manière de gérer la paperasse. Elle repose sur une idée simple : éliminer le papier des processus de traitement de dossiers et numériser l’ensemble des documents internes comme les factures. Travailler sur des documents numériques permet de gagner en productivité, de sécuriser les échanges avec les clients et les collaborateurs, mais aussi de réduire les risques d’erreurs et de fraudes grâce à la signature électronique. Comme le dispositif prône le zéro papier, cela permet aux entreprises qui choisissent de l’intégrer à leur système d’archivage de réduire leur empreinte carbone.
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Quels sont les avantages de la dématérialisation de documents ?
La dématérialisation de documents promet de nombreux avantages et le premier concerne bien évidemment la traçabilité et la sécurité des échanges de documents de l’entreprise avec ses collaborateurs et ses salariés. Les solutions de gestion électronique des documents (GED) permettent de réduire les risques d’erreurs et de suppressions accidentelles grâce à un système de sauvegarde. Su le plan logistique, le personnel de l’entreprise n’a plus à traiter et archiver des tonnes de cartons de documents en papier, car après un tri, le contenu à prioriser devrait tenir dans deux ou trois CD ou sur un disque dur. Sur le plan économique, la dématérialisation des documents se révèle tout aussi avantageuse, car comme tout est numérisé, cela réduit de manière optimale les coûts de traitement de documents traditionnels tels que les frais d’impression, de transports, etc. Enfin, la mise en œuvre d’une telle solution permet aux collaborateurs de gagner en productivité, car ils ne perdent plus un temps précieux dans les classements fastidieux des documents et les recherches puisque tout est numérisé et classé selon un ordre d’importance.
Quels en sont les inconvénients ?
La mise en œuvre de la dématérialisation de documents se heurte néanmoins à quelques freins pour certaines entreprises. Déjà, les risques de pertes de documents et de fraudes sont bien réels et comme les données transitent par le réseau, il n’est pas impossible que des chiffres ou des informations soient modifiés à la volée. Heureusement, il existe des dispositifs de sécurité tels qu’un Système d’Archivage électronique, qui permet de sécuriser efficacement les documents numérisés. Il faudra également que l’entreprise investisse dans des serveurs performants au risque de se retrouver à la longue avec des problèmes de stockage, mais le coût de tels équipements peut parfois s’avérer élevé, tant à l’achat qu’en frais d’entretien.
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