Les ressources humaines sont riches en lois et règlements, ce qui explique pourquoi les petites entreprises préfèrent les sous-traiter. Généralement, pour les entreprises de moins de 50 employés, il y a trois choses que vous devez mettre en œuvre pour couvrir les bases.
Plan de l'article
1. Fichiers des employés
Vous devez conserver certains fichiers spécifiques pour chaque employé de votre entreprise. Ces fichiers sont: – La carte de sécurité sociale: Une copie de la carte de sécurité sociale est utilisée en France pour identifier et vérifier que vos employés sont admissibles à travailler dans le pays. – Le fichier employé: C’est un fichier que vous créez pour votre propre bénéfice. Il contient toute la documentation associée à cet employé que vous avez recueillie pendant leur temps de travail avec vous. Cela comprend les curriculum vitae, les examens, les mesures disciplinaires, la vérification de la formation, les évaluations, les détails de la paie, etc. Vous utiliserez de préférence un logiciel de gestion ressources humaines pour créer ce fichier,
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2. Manuel des employés
Avoir un manuel de l’employé est un must. Votre manuel a deux objectifs importants: faire savoir à vos employés ce que vous attendez d’eux et protéger vos affaires en cas de différend. Un manuel de l’employé peut être aussi simple ou aussi complexe que vous le souhaitez, mais il existe quelques approches générales, selon la nature de votre entreprise, que vous devez considérer. Votre manuel pourrait comprendre:
– NDA: Certaines industries choisiront d’avoir des employés qui signent des accords de non-divulgation, mais ce n’est pas applicable à toutes les entreprises. Si vous avez des secrets commerciaux à protéger, utilisez-le.
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– Politiques antidiscriminatoires: Vous pouvez discuter de la façon dont vous vous conformerez à la Loi sur les personnes handicapées, ainsi qu’aux autres lois sur la discrimination en matière d’emploi.
– Sécurité et sûreté: Énoncez vos politiques sur la façon dont vous allez assurer aux employés la sécurité au travail, à la fois physiquement et émotionnellement. Les entreprises devraient discuter de leurs politiques sur les intempéries et les situations d’urgence, etc. Vous devriez également inclure ce que vous attendez de vos employés à cet égard, y compris l’utilisation de mots de passe sur les ordinateurs, le verrouillage des portes, l’utilisation d’appareils mobiles pour prendre des photos au bureau et de publier ces photos en ligne, ou de signaler un comportement menaçant.
– Rémunération et avantages sociaux: Définissez les avantages que vous offrez à vos employés, à la fois ceux exigés par la loi et d’autres qui sont uniques à votre entreprise. Faites-leur savoir comment recevoir les avantages, et ce qui est exigé d’eux. Décrivez les salaires ou les niveaux de rémunération, et ce qu’il faut pour y arriver.
– Horaires de travail, vacances et congés: Décrivez la politique de votre entreprise sur les horaires, les absences, les retards, les jours fériés et les congés, l’absentéisme, les demandes spéciales, etc. Si vous autorisez le télétravail, indiquez clairement ce qui est acceptable. Même si vous avez un horaire de travail «flexible», vous devez écrire toutes les attentes que vous avez de vos employés.
– Normes de conduite: Cela peut inclure le code vestimentaire, le comportement, l’utilisation d’internet pendant les heures de travail, l’utilisation d’appareils mobiles, l’éthique, les aspects juridiques et d’autres sujets similaires. Décrivez les répercussions de la rupture de la norme de conduite afin que les employés le voit par écrit. Ceci est nécessaire si une question se pose plus tard.
– Renseignements généraux sur l’emploi: Votre entreprise a ses propres politiques et procédures. Définissez clairement ce que vos politiques sont sur l’éthique du travail, les promotions, les commentaires des employés, la résiliation, les renvois, les dossiers des employés, et ainsi de suite.
Assurez-vous que votre employé a reçu une copie, la lit et signe une déclaration reconnaissant avoir reçu, lu et compris le manuel de l’employé. Mettez cette déclaration dans leur dossier. Faites une copie du manuel, soit numérique ou papier, facilement accessible à tous les employés pour référence quand ils en ont besoin.
3. Affichage des informations requises
Selon les lois du pays de votre entreprise, vous pouvez être tenu de publier des informations dans un endroit facilement accessible. Celles-ci varient d’un endroit à l’autre, de sorte que vous voulez travailler avec une agence gouvernementale locale ou un avocat pour vous assurer d’avoir satisfait aux exigences. Pour mettre en place ces bases RH, un logiciel saas de ressources humaines comme Dynacom RH est un outil à considérer sérieusement. Il permet une gestion simple et organisée des informations relatives aux employés et fait gagner un temps précieux dans le management des salariés.
